Personalberatung beauftragen. Wann ist der richtige Zeitpunkt?

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13.04
am 13.04.172018-12-09
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Soll ich eine Personalberatung hinzuziehen? Diese Frage stellen sich viele Personalverantwortliche, die Probleme mit den steigenden Herausforderungen im Personalwesen haben. Hohe Arbeitslosenzahlen und dennoch ein Mangel an gut ausgebildeten Fachkräften. Ein Paradoxon das auf viele Faktoren zurückzuführen ist. Themen wie „Demografischer Wandel“, Schwaches Bildungssystem, Industrie 4.0, Wertewandel, langfristige Auswirkungen von schlechter Personalarbeit, unzureichende Personalentwicklung, Defizite zum Verständnis von HR auf Managementebene sind nur wenige davon. Klar ist, dass der Wettbewerb um die besten Kandidaten hart ist und noch härter wird. Der Markt an Kandidaten, die über ausreichend Kompetenzen verfügen und noch genügend Potential zur Weiterentwicklung haben, ist ausgetrocknet. Ein Kontrollverlust auf Seiten der Unternehmen steht bevor.

Personalverantwortliche und Geschäftsführer von Unternehmen ohne Personalabteilung schaffen es kaum mehr qualifiziertes Personal zu gewinnen. Der Zeitpunkt trifft daher relativ rasch ein, wo sich Recruitingverantwortliche eingestehen müssen, dass Sie die Personalbeschaffung aus eigener Kraft nicht mehr bewältigen können. Dabei wird meist zu spät reagiert und mit einem vorbelasteten Budget auf die Personalberatung zurückgegriffen. Was sind nun die Themen, die Unternehmen und Berater immer wieder in diese Situation bringen? 

Ich habe hierzu ein paar Aussagen zusammengetragen, die aus meiner Sicht zu solchen Problemstellungen führen:

 

Fehlendes Verständnis von HR-Themen im Top-Management

Gerade in Klein- und Mittelbetrieben fehlen oft die Kapazitäten für professionelle Personalarbeit. Die Personalverantwortlichen sind häufig mit administrativen Aufgaben ausgelastet. Keine Spur von strategisch verknüpfter Personalarbeit. Viele kleine Unternehmen agieren in der Personalgewinnung aus der Ist-Situation heraus. Das Top-Management delegiert das Recruiting desinteressiert an die Personalverantwortlichen oder an die Führungskraft. Schnell wird klar, dass für die gesuchte Qualifikation Expertenwissen benötigt wird. Und nach ein paar Wochen „herumprobieren“ kommt man zur Erkenntnis, dass man Geld verbrannt und kein Ergebnis erzielt hat. Das ist jener Punkt, wo das Thema wieder bei der Geschäftsführung auftaucht. Gescheitert im eigenständigen Recruiting, Überstunden aufgrund fehlender Kapazitäten erhöht den Frust in der betroffenen Abteilung und das Budget für die Personalsuche ist zu einem großen Teil aufgebraucht. Die Geschäftsführung entscheidet sich widerwillig für die Beauftragung einer Personalberatung. Die Forderung: „Der Berater soll schnell arbeiten und sehr günstig sein, da man nicht mehr über allzu viel Budget und Zeit verfüge.“

 

Personalarbeit wir nicht ausreichend professionell betrieben

Keine Ressourcen für Kompetenz, Nachfolge- und Talentmanagement. Ein Dilemma das nicht nur in Klein- und Mittelbetrieben Einhalt findet.  Personalabteilungen ersticken in der Administration und fehlende IT-Systeme erschweren zudem die Personalarbeit um ein Vielfaches. Dezentralisierte Personalarbeit, die auf Führungskräfte mit geringem Personal-managementwissen verteilt wird, verstärken die Problematik. Somit es für Unternehmen mit solchen Strukturen eine riesen Herausforderung, nachhaltige Personalarbeit überhaupt zu ermöglichen bzw. zu betreiben. Mittelfristige Planungen in der Personalbeschaffung, sind nur mit einer „ausreichend professionellen“ Personalarbeit möglich. Hier sind die Betriebe gefordert, den Personalabteilungen und Führungskräften passende und bessere Ressourcen einzuräumen. Nur dadurch kann den großen Herausforderungen, die Unternehmen zu bewältigen haben, entgegengewirkt und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesichert werden.

 

Personalverantwortliche unterschätzen die Marktsituation

Abhängig von Branche, Größe und Produktvielfalt eines Unternehmens verstecken sich eine Vielzahl an Qualifikationen und Kompetenzen in einer Organisation. Unvermeidlich kommt der Zeitpunkt wo Mitarbeiter neu eingestellt werden müssen oder Nachbesetzungen erforderlich sind. Trotz aller Abstimmungen mit der betroffenen Fachabteilung wird schnell klar, dass ein vollständiges und aussagekräftiges Anforderungsprofil nur eine Seite der Medaille ist. Im Recruiting sollte man einen ständigen Überblick des Kandidatenmarktes haben. Bei der Vielzahl an Qualifikationen in einem Unternehmen stellt dieses Marktwissen eine große Herausforderung dar, die man oftmals nicht alleine schafft.  Personalverantwortliche überschätzen dabei oftmals ihre eigenen Kompetenzen. Besondere Qualifikationen und Kompetenzen erfordern Expertise, die nur Experten haben können, die auf ein spezifisches Berufsfeld fokussiert sind und die regional verfügbaren oder veränderungsbereiten Kandidaten kennen. Meist sind diese Experten Personalberater mit einer Spezialisierung. Personalberatungsunternehmen welche behaupten, alle Qualifikationen, aller Branchen auf der ganzen Welt bedienen zu können sollten Sie kritisch hinterfragen. Es ist daher ratsam sich je nach Erfordernis, jene Beratungsunternehmen hinzuzuziehen, welche über die geforderte Expertise verfügen. Sofern in Ihrem Unternehmen häufig Recrutingprozesse in einem gewissen Berufsfeld vorkommen, empfehle ich Ihnen mit dem gewählten Berater eine Sparringpartnerschaft einzugehen. Der laufende Austausch zwischen Ihnen und dem Berater wird die Expertise auf beiden Seiten erhöhen.

 

Fehlendes Kostenbewusstsein

Die große Unbekannte: Besetzungskosten. Ich behaupte mal, die wenigsten Personalisten kennen die Besetzungskosten der jeweiligen Stellenprofile in ihrer Organisation. Es scheint, als hätten Personalabteilungen eine gewisse Angst vor „Zahlen“.  Woran liegt es, dass Kennzahlen im Personalwesen verteufelt werden? Was genau hält HR-Manager davon ab das eigene „Business“ in Zahlen darzustellen? Im Personalwesen muss meiner Meinung nach ein stärkeres Bewusstsein über die finanziellen und wirtschaftlichen Einflüsse der Personalarbeit geschaffen werden. Damit ich den Bogen zur Personalberatung spanne, würde ich nicht darauf wetten wollen, das mehr als die Hälfte der Personalverantwortlichen wissen, wann es „günstiger“ ist, die Personalbeschaffung an einen Personalberater zu vergeben. Beispiele zeigen etwa, dass die durchschnittlichen aktiven Personalmarketingkosten (Anzeigenkosten, Schriftverkehr, Unterlagen etc.) für niedrige bis mittlere Karrierelevels bei etwa EUR 4.500 liegen. Die passiven Auswahlkosten (Erstellung Inserate, interne Abstimmung, Bewerbungsmanagement, Bewerbungsgespräche etc.) liegen bei durchschnittlich EUR 6.100,-. Im Falle einer Fehlbesetzung werden die durchschnittlichen Kosten mit etwa EUR 7.100 beziffert. Ich habe am Ende des Artikels einen kleinen Fragekatalog erstellt, der das Kostenbewusstsein im Recruiting stärken und die Gegenüberstellung zu den Kosten einer Personalberatung erleichtern soll.

 

Unsicherheit und fehlendes Vertrauen in Beratungsunternehmen

Sind die Geschäftsführung und die Personalabteilung zum Entschluss gekommen die Suche an einen Personalberater auszulagern, wartet bereits das nächste Problem. Welchen Berater soll man damit beauftragen? Beratungsunternehmen gibt es in Österreich jede Menge. Die Prozentsätze, welche die Honorarhöhe betreffen, bewegen sich je nach Beratungsumfang in einer ähnlichen Bandbreite. Wieder wird die Personalabteilung mit der Verantwortung betraut den besten Berater zu beauftragen der dem Budget entspricht. Rückblickend auf meine Gespräche mit Personalisten sind nur wenige mit den gewählten Beratern im vollen Umfang zufrieden. Dies führt zur Unsicherheit in der Auswahl von Beratungsunternehmen. Welcher Berater gewinnt nun den Auftrag? Jenes Beratungsunternehmen, dass die Dienstleistung am besten verkauft hat? Jener Berater der für die bekannteste Marke arbeitet? Der, den ich von einem Bekannten weiterempfohlen bekommen habe oder jenes Beratungsunternehmen bei dem die Webseite am aufschlussreichsten war? Vergebe ich auf Basis des Erfolgshonorars den Auftrag an mehrere Berater laufe ich Gefahr enormen Zeitaufwand zu Abstimmungsgesprächen zu haben? Was also tun? Hier gibt es viele Faktoren, die Personalisten in eine schwierige Situation bringen. Das bewegt Personalisten oft dazu, die Zügel wieder selbst in die Hand zu nehmen und das Recruiting nochmals selbst zu „probieren“. Wieder wird Geld in Stellenanzeigen, Businessnetzwerke oder Bewerberdatenbanken investiert. Meist mit dem Ergebnis, dass vier Wochen danach das gleiche Ergebnis rauskommt: „Kein passender Kandidat verfügbar!“

Es fehlt daher an Transparenz und einem passenden Auswahltool für Personalisten, die eine aussagekräftige Übersicht von Beratungsunternehmen und deren Berater bietet. Wir von Perdino haben es uns zur Aufgabe gemacht, Ihnen diese Möglichkeit zukünftig zur Verfügung zu stellen.

 

Conclusio

Zusammenfassend behaupte ich, dass gerade für Klein- und Mittelbetriebe die Zusammenarbeit mit einer gut ausgewählten Personalberatung empfehlenswert ist. Viel zu häufig fehlen den Betrieben dieser Größenordnung die Kapazitäten und die Expertise im Bereich des Personalmanagements. Die Risiken einer Fehlbesetzung und die Opportunitätskosten einer nicht besetzten Stelle sind meist höher als die Kosten einer rascheren und erfolgreichen Besetzung durch den Personalberater. Dabei ist noch zu berücksichtigen, dass Personalberatungsunternehmen häufig mit Nachbesetzungsgarantien von sechs Monaten oder länger arbeiten. Weiter empfehle ich Abstand von einer gleichzeitigen Beauftragung von mehreren Beratern auf Erfolgshonorar zu nehmen. Sie verringern dadurch die Verbindlichkeit des Beraters an Ihrem Auftrag zu arbeiten und erhöhen Ihren Koordinationsaufwand mit den beauftragten Beratungsunternehmen.

 

Beantworten Sie folgende Fragen, bevor Sie das Recruitingprojekt beginnen

 

Welche Kosten entstehen, wenn ich eine Stelleanzeige erstelle?

 

Welche Kosten entstehen durch Online Anzeigen?

 

Welche Kosten entstehen durch Print Anzeigen?

 

Welche Kosten entstehen durch Wiederholungsschaltungen oder Änderungen der Stellenanzeigen?

 

Welche Kosten entstehen durch externe Bewerberdatenbanken?

 

Welche Kosten entstehen, wenn ich Bewerbungseingänge sichte und eine „Long List“ erstelle?

 

Welche Kosten entstehen, um professionelles Absagemanagement zu betreiben?

 

Welche Kosten entstehen durch die Organisation von Terminkoordination mit Bewerbern ?

 

Welche Kosten entstehen aufgrund einer unbesetzten Stelle durch Leistungsausfall?

 

Welche Kosten entstehen bei einer Frühfluktuation aufgrund einer Fehlbesetzung?

 

Was Kostet mich die Personalberatung?

 

Welche Risikominimierung erziele ich durch den Personalberater?

 

 



PERDINO

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