Die Tücken von SaaS Lösungen im Personalbereich

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09.08
am 09.08.172018-03-14
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Letzten Monat war ich auf einer Veranstaltung eines Softwareanbieters für Recruiting und Personalentwicklung wo mit Fachtermini wie „IT Legacy“, „Innovation Accelerator“, „Digital Transformation“, „Chatbot“, „Predictive analytics“ und vieles mehr nur so um sich geworfen wurde. Hinter all diesen Begriffen steckt ein und dieselbe Botschaft. Die Unternehmen, egal ob Kleinbetrieb oder Konzern, müssen sich den technischen Entwicklungen stellen und Daten in elektronischer Form verarbeiten und speichern. Und was bietet sich hier besser an als die Cloud?

 

Was ist eine Cloud und was kann Sie?

 

Wikipedia definiert eine Cloud als eine „IT-Infrastruktur die über ein Rechnernetz zur Verfügung zu gestellt wird, ohne dass diese auf dem lokalen Rechner installiert sein muss.“. Umfangreiche Softwarelösungen werden auch als Software as a Service (SaaS) angeboten und sind reine, cloudbasierte Anwendungen. Diese Anwendungen müssen nicht installiert werden und können global und mit Tablet, Smartphone, Laptop und PC überall dort bedient werden, wo Internet verfügbar ist. Das klingt ja erstmal ganz praktisch. Mitarbeiter erfassen alle Daten des Personals in einer Software, speichern sie in einer cloudbasierten Anwenderlösung mit unendlichem Speicherplatz ab. Diese Daten können von den Anwendern jederzeit ausgewertet werden. Der Datenschutz, der dabei eine wesentliche Rolle spielt, wird bei den Anbietern meist als eine Selbstverständlichkeit abgetan. Mit Claims wie, „wir geben Ihre Daten niemals an Dritte weiter“ etc. wird versucht, den Anwendern die Angst vor Datenmissbrauch zu nehmen. Es wird den Nutzern versichert, dass außer dem Unternehmen und dem Anbieter selbst niemand Zugriff auf diese Daten hat.

 

Hier beginnt es höchst interessant zu werden. Wir leben in Zeiten wo „gratis“ Daten eine gute Einnahmequelle für viele Unternehmen und deren Geschäftsmodelle darstellen. Softwareanbieter dürfen natürlich keine Daten an Dritte weitergeben, analysiert werden diese Daten von den Anbietern solcher Lösungen sehr wohl. Die Ergebnisse dieser Analysen sind mitunter auch das wertvollste Gut, dass diese Geschäftsmodelle darstellen. Sie werden verwendet, um das Nutzerverhalten zu verstehen und daraus weiter Features zu entwickeln, die sich wiederum zu Geld machen lassen. Die Softwarelösungen bieten aber nicht nur das Erfassen personenbezogener Daten an. Chatbots (oder Chatterbots) sind „Dialogsysteme mit natürlichsprachlichen Fähigkeiten textueller oder auditiver Art“. Was bedeutet das genau? Eine Software ersetzt die Kommunikation mit einem Menschen.  Sie kann sowohl verbal als auch schriftlich erfolgen. In Unternehmen können Chatbots den First Level Service ersetzen – Anfragen zu Dienstreisen oder gebuchten Aus- und Weiterbildungen können rund um die Uhr von einer Software beantwortet werden. Voraussetzung dafür: Zugriff auf alle erfassten Daten in diesem Bereich. Darüber hinaus gibt es Chaträume (ähnlich Whatsapp), die direktes – elektronisches – Feedback seitens des Arbeitgebers zur Arbeitsleistung ermöglichen und somit ebenfalls jederzeit elektronisch abrufbar sind.

 

Cloudlösungen im Personalbereich

 

Im Bereich der Personalentwicklung greift man vermehrt auf das Konzept des E-Learning zurück. Sowohl via Mobile App als auch vom Desktop aus kann gelernt werden. Darüber hinaus schlägt das System passende Aus- und Weiterbildungen vor, an die der Mitarbeiter vielleicht noch gar nicht gedacht hat. Im Bereich des Recruitings gleicht die Software die Eckdaten der Lebensläufe mit dem Profil aus der Stellenbeschreibung ab und listet dem Recruiter nur die Profile von Kandidaten die den höchsten Übereinstimmungsgrad aufweisen. Recruitern wird dadurch das mühsame Lesen der Lebensläufe erspart und soll zu mehr Objektivität in der Vorauswahl führen.

 

Grundsätzlich könnte man meinen, dass diese Systeme nur Vorteile mit sich bringen. Auch die Arbeitsplätze von Angestellten in Personalabteilungen sind nicht gefährdet, da man noch immer Menschen braucht, die diese Menge an Daten eingeben. Die Voraussetzung, für das Funktionieren all dieser Anwendungen, ist der Zugriff auf die vorhandenen Daten.

 

Was passiert, wenn die Cloud gehackt wird?

 

Doch jetzt kommt das große ABER. Was passiert, wenn diese Software gehackt wird? Natürlich sind nach einem Hackerangriff rechtliche Schritte einzuleiten. Der Schaden bleibt für das Unternehmen und auch für Mitarbeiter bestehen und lässt sich nur schwer über Versicherungsleistungen wieder gut machen. Jüngste Beispiele wie bei der Seitensprungagentur "Ashley Madison", geben einen Einblick in mögliche Konsequenzen. Ein Horrorszenario wäre zum Beispiel, wenn Leistungsbeurteilungen, Reiseverläufe und Verläufe zu Kompetenzentwicklungen die mittels Personalentwicklungsmaßnahmen erreicht wurden, unkontrolliert an die Öffentlichkeit gelangen. Von sensiblen Datenaufzeichnungen ist hierbei noch gar nicht die Rede. Diese Informationen könnten den betroffenen Arbeitnehmer Schwierigkeiten bei einem Jobwechsel bereiten oder die Entwicklung ihrer Karriere hemmen. Besonders kritisch dabei wäre es lediglich die Daten zu bewerten, ohne dabei auf Umfeldfaktoren wie etwa die persönliche Situation der Mitarbeiter und deren private Einflüsse zu berücksichtigen. Nur unter Berücksichtigung aller Faktoren, die gegebenenfalls nicht aufgezeichnet sind, kann eine korrekte Interpretation stattfinden.

 

Wenn die Software über Karrieren entscheidet

 

Auch im Bereich der Personalbeschaffung ist eine übertriebene Automatisierung der Datenverarbeitung kritisch zu hinterfragen. Wie die Algorithmen die Lebensläufe nämlich im Detail abgleichen, verraten die Anbieter nämlich nie. Hier sind Recruiter im Blindflug unterwegs und müssen oft auf die Fehlerfreiheit dieser Lösungen vertrauen. Dabei wird den Kandidaten und auch den Recruitern die Chance genommen, eventuell passende und potentielle Kandidaten zu erkennen. Kandidatenprofile, die aufgrund von harten Fakten und den ersten Blick als nicht passend eingestuft werden würden, würde der Recruiter nicht mal sehen. Die Praxis zeigt aber oft, dass auch aus atypischen Lebensläufen wertvolle Mitarbeiter geworden sind. Ich kenne noch keine Software die es schafft, eine menschliche Note und ein umfassendes und assoziatives Denken, das häufig in der Beurteilung von Kandidatenprofilen notwendig ist, hundertprozentig abzudecken.

 

KMU bleiben bei SaaS-Lösungen auf der Strecke

 

Abgesehen von der Menge an Daten die erfasst werden, ist die Investition in eine IT-Lösung dieser Art immens. Diese umfangreichen Lösungen sind meist nur für große Unternehmen, die mit entsprechendem Budget ausgestattet sind, passend. Auch im Bereich der Wartung schlagen die laufenden Kosten ordentlich zu Buche und sind für Klein- und Mittelbetriebe (KMU) kaum zu finanzieren. Interessant zu beobachten war, dass IT-Lösungen für KMU mit einem geringen Budget, bei dieser Veranstaltung überhaupt keine Zielgruppe dargestellt haben.

 

Hat man die Finanzierung für solche Anwendungen aufgestellt und sich für ein System entschieden, steigt damit auch die Abhängigkeit gegenüber diesen Diensten. Unternehmen sind meist durch teuer angepasste Funktionen und die damit später verbunden einwandfreien Funktionen und Prozesse im Tagesgeschäft abhängig. Auch die zuvor thematisierte Datensicherheit obliegt voll und ganz dem Anbieter. Der Kunde beziehungsweise der Anwender haben dabei meist keinen direkten Einfluss darauf, wie der Schutz durch Hackerangriffe und Viren sichergestellt werden kann.

 

Fazit

 

Ich bin grundsätzlich jemand der mit dem Fortschritt geht und erkenne sehr wohl die Vorteile von Cloud-Lösungen. Meiner Meinung nach muss sich ein Unternehmen sehr gut überlegen, ob man so eine Investition tätigt oder ob es mit vorhandenen, internen Lösungen auch gut oder sogar besser zu Recht kommt. Es muss ebenso die Entscheidung getroffen werden, in wie weit Unternehmen den externen Anbietern die Datensicherheit von unternehmensinternen Daten überlässt und wie stark sie sich von täglichen Prozessen durch SaaS Lösungen abhängig machen wollen. Die Vorteile liegen oft auf der Hand, die Tücken lauern meist im Hintergrund. Diese kommen erst bei größeren Problemen wie Datenhacks oder fehlende Zugriffe durch Störungen bei Internetprovidern zum Vorschein.  Im Bereich des Recruitings bevorzuge ich zum Beispiel noch immer den persönlichen Kontakt zu Kandidaten und Mitarbeitern. Denn viele wertevolle Informationen, die in ein einem persönlichem Gespräch ausgetauscht und beiläufig durch Menschen erfasst werden, kann durch keine IT-Lösung ersetzt werden.

 

Mich würde eure Meinung dazu interessieren? Habt ihr euch bereits für eine Cloud-Lösung entschieden und wenn ja – wie sind eure Erfahrungen? 

 



PERDINO

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