Onboarding - ihr Ticket für ein produktives Arbeiten

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26.09
am 26.09.172018-03-20
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Der perfekte Onboarding-Prozess legt den Grundstein dafür, neue MitarbeiterInnen so schnell wie möglich effizient arbeiten zu lassen. Gutes Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters bzw. einer neuen Mitarbeiterin und besteht nicht lediglich daraus, dass die Übergabe des Schlüssels zum Büro erfolgt ist. Ein guter Onboarding-Prozess begleitet durch die Anfangsphase und stellt sicher, dass neben der inhaltlichen Einarbeitung auch eine soziale Integration des neuen Kollegen bzw. der neuen Kollegin erfolgt. 

Unternehmen sind gut beraten, dieses Instrument und dessen Einfluss nicht zu unterschätzen. Die Zeit, die einen guten Onboarding-Prozess investiert wird, ist produktive Zeit. Es kann falsche Erwartungen, die meist auf beiderseitigen Informationsmangel zurückzuführen sind, und auch die frühzeitige Auflösungen eines Arbeitsverhältnisses verhindern. Für 79 % ist laut einer Studie von metahr beispielsweise das zeitgerechte Vorliegen des Arbeitsvertrages besonders wichtig, gefolgt von dem Wunsch nach konkreten Ansprechpartnern aus Fach- und Personalabteilung (76%). 49 % wünschen sich vom Arbeitgeber die Bereitstellung von Informationen zum Unternehmen und zur Stelle (Details zur Studie siehe hier). Individuelle und gut gestaltete Onboarding- Unterlagen stellen neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen wesentliche Informationen zur Verfügung, die ein rascheres Arbeiten ermöglichen und somit die gegenseitige Wertschätzung und das Vertrauen stärken. Sowohl das Team als auch das Unternehmen profitieren durch die frühere Produktivität von neuen Arbeitskräften in der Einarbeitungsphase, indem weniger Unterbrechungen, in denen Hilfestellungen und Informationsauskünfte von  anderen Teammitgliedern eingeholt werden, erfolgen.

 

Onboarding startet bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages

 

Um sicherstellen zu können, dass der neue Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin alle notwendigen Informationen rechtzeitig erhält, müssen ab Unterzeichnung des Arbeitsvertrages die Vorbereitungen getroffen werden. Damit Sie bei der Gestaltung des Onboarding-Prozesses nichts vergessen, empfehle ich vorab eine Checkliste anzulegen. Ich habe anbei ein paar Punkte vorbereitet, die Sie jedenfalls bei Ihrer Checkliste beachten solltet (weitere Informationen siehe hier):

  • Schicken Sie vorab Informationen an den/die BewerberIn, welche sie dringend am ersten Arbeitstag braucht (Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner)
  • Technische Vorbereitung (IT-Infrastruktur, Passwörter, ..)
  • Termine mit relevanten Ansprechpartnern (Geschäftsführung / fachliche Ansprechpartner / Personalverantwortliche / MentorInnen)
  • Vorabinformation an das Unternehmen (Vorstellung des / der neuen MitarbeiterIn per E-Mail)
  • Willkommens-E-Mail an neue/n MitarbeiterIn mit relevanten Informationen bzw. Links
  • Maßnahmen zur sozialen Integration (Runde durch´s Haus / gemeinsames Essen / etc.)
  • Folgetermine nach 2-3 Monaten mit relevanten Ansprechpersonen

 

Selbstverständlichkeit als Stolperstein

 

Vieles mag eine Selbstverständlichkeit sein, aber genau hier lauern immer wieder Stolpersteine. Stellen Sie sicher, dass ab dem ersten Arbeitstag der Computer am richtigen Arbeitsplatz steht, das Namensschild richtig geschrieben und montiert ist. Dass der neue Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin in allen Systemen, inklusive aller notwendiger Benutzernamen und Passwörter, angelegt ist und diese auch getestet wurden. Damit präsentiert sich das Unternehmen von seiner professionellsten Seite und zeigt Wertschätzung gegenüber der neuen Arbeitskraft. Im Gegenzug wird auch die Erwartung für ein professionelles Verhalten des neuen Mitarbeiters bzw. der neuen Mitarbeiterin signalisiert.

 

Ab dem ersten Arbeitstag alles richtigmachen

 

Damit Sie als Arbeitgeber am ersten Arbeitstag bei Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen alles richtigmachen, empfehle ich ein strukturiertes Willkommensgespräch zwischen der Führungskraft und dem neuen Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin. Beachten Sie bei der Terminsetzung, dass Sie dem/der neuen MitarbeiterIn genügend Zeit geben und das Zeitkorsett nicht zu eng geschnürt ist.   Gehen Sie persönlich mit dem neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin durch das Unternehmen und stellen Sie die neue Kollegin bzw. den neuen Kollegen vor. Planen Sie dazu genügend Zeit ein und informieren Sie andere Kollegen und Kolleginnen, dass Sie den neuen Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin inklusive der zu bekleideten Funktion, vorstellen werden. Zugleich fördern Sie so, von der ersten Minute an, die soziale Integration der neuen Arbeitskraft. Nach zwei bis drei Monaten sollte das Gespräch zwischen Führungskraft und neuem/r MitarbeiterIn wiederholt werden, um sicherzustellen, dass alle Informationen weitergegeben wurden. Dabei können Sie eventuelle Abweichungen aus dem Onboarding-Prozess erkennen und Feedback durch den neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin zu den ersten Wochen und Monaten bekommen. Dieses Feedback unterstützt Sie bei der Optimierung des Onboarding-Prozesses. Einfache Maßnahmen, die eine rasche soziale Integration von neuen Mitarbeitern bzw. neuen Mitarbeiterinnen ermöglichen, könnten zum Beispiel folgende Maßnahmen sein: 

  • Einladung zu sozialen Events (Sportevents/Firmenfeste, etc.)
  • Gemeinsame Termine zum Mittagessen
  • Kennenlerntermin mit dem Team (Kaffe & Kuchen)
  • Präsentationen über private Hobbies/Urlaube für das gesamte Unternehmen

 

Das Cultureboarding als Teil des Onboardings

 

Sprechen Sie mit dem neuen Kollegen bzw. der neuen Kollegin über die Unternehmenskultur. Welche Gewohnheiten existieren in Ihrem Unternehmen? Reflektieren Sie vor der Erstellung eines Onboarding-Prozesses nochmal Ihre Unternehmenskultur. Was ist in der Unternehmenskultur sichtbar und was nicht? Siehe „Culturboarding“. Spricht man sich per „du“ an oder ist das „Sie“ gewünscht? Gibt es gemeinsame Aktivitäten, an denen teilgenommen werden kann? Hier empfiehlt sich ein „MentorInnensystem“. Fragen Sie eine geeignete Mitarbeiter oder Mitarbeiterin, ob er oder sie bereit wäre, sich die ersten Wochen als Mentor für Abläufe und Informationen innerhalb der Organisation zur Verfügung stellen möchte. Bitte achten Sie bei der Auswahl eines Mentors bzw. einer Mentorin darauf, dass dabei keine Personen mit Führungsverantwortung gewählt wird! Mentoren bzw. Mentorinnen und Mentees sollen „auf gleicher Augenhöhe“ kommunizieren können. Im besten Fall wählen Sie den Mentor oder die Mentorin so aus, dass diese die Fragen beantworten kann, die sich die gewählte Person vielleicht selber in der Einarbeitungsphase gestellt hatte. Für neue Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen ist es oft unangenehm wegen jeder Kleinigkeit die Führungskraft zur Hilfe zu holen.

 

Ablauforganisation – Struktur gibt Sicherheit

 

BewerberInnen schauen sich im Normalfall das Organigramm (soweit vorhanden) im Vorfeld an. Erwarten Sie jedoch nicht, dass deswegen alle Wege für neue Personen klar sind. Nehmen Sie sich die Zeit und sprechen Sie sowohl das Organigramm als auch den Standort durch. Erklären Sie interne Prozesse, wie beispielsweise Dienstreiseanträge oder Urlaubsanträge. Beachten Sie, dass neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Gewohnheiten aus dem vorherigen Arbeitsplatz mitnehmen, die in Ihrer Organisation höchstwahrscheinlich anders ablaufen oder geregelt sind. Diese neuen Regelungen und Gewohnheiten können Sie durch professionelles Onboarding fördern, eine schnellere Einarbeitung ermöglichen und typische Missverständnisse von neuen Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen vermeiden. Eine gute Struktur gibt im Umgang mit Führungskräften und Kollegen mehr Sicherheit und unterstützt eine gute Integration.

 

Worauf warten Sie noch?

 

In Ihrem Unternehmen gibt es noch keinen Onboarding-Prozess? Dann empfehle ich Ihnen diesen so rasch wie möglich zu etablieren. Nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor. Sie können Ihren Onboarding Prozess Schritt für Schritt ausbauen. Reflektieren Sie mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie mit Führungskräften den Onboarding-Prozess und arbeiten Sie laufend Verbesserungen ein. Die Zeit die Sie dabei investieren, spart in Zukunft viel Effizienzverlust und Ärger. Sie wollen professionelle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben? Dann müssen Sie vom ersten Tag an Professionalität vorleben.

 

 



PERDINO

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