Expat Management - Was HR dabei beachten sollte!

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depositphotos.com/gustavofrazao (Gustavo Frazao)

19.10
am 19.10.172018-05-18
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Expat Management ist eine Wissenschaft für sich, das ist klar. Wachstums- bzw. Expansionsstrategien führen dazu, dass heutzutage länderübergreifende Zusammenarbeiten immer wichtiger werden. Damit verbunden erhöht sich auch die Anzahl an Auslandsentsendungen. Doch die wenigsten Unternehmen sind ausreichend vorbereitet sowie dem enormen bürokratischen und rechtlichen Aufwand gewachsen.

 

Viele HR-Abteilungen sind daher mit der zunehmend wachsenden Herausforderung hinsichtlich Entsendungsmanagement (Expat Management) konfrontiert. Allerdings findet man selten eine Checkliste, was alles bei der Planung von Auslandsentsendungen zu beachten ist. Die nachfolgenden Erläuterungen sollen daher dem einen oder anderen Personalisten helfen, zumindest einen kleinen Überblick zu bekommen, was bei Entsendungen wichtig ist.

 

Entsendungsvertrag

 

Wenn ein Mitarbeiter temporär ins Ausland entsandt wird, bleibt in der Regel der bestehende Dienstvertrag aufrechterhalten. Jedoch erstellt man als Zusatz zum Dienstvertrag einen Entsendungsvertrag, um diverse Rahmenbedingungen sowie die Art und Weise der Durchführung festzulegen.

 

Wesentliche Bestandteile des Entsendungsvertrages:

 

  1. Vertragsparteien
  2. Vertragsdauer 
    • Einsatzdauer  zB mögliche Verlängerungen sollten auch schriftlich festgehalten werden

  3. Einsatzort
  4. Vertragsgegenstand
    • Befristete Entsendung und Überlassung an den Beschäftigerbetrieb im Ausland

  5. Vergütung
    • Monatliches Gehalt
    • Zulagen
    • Eventuelle Regelung hinsichtlich Zielerreichungsprämien bzw. Bonuszahlungen

  6. Tätigkeit, Weisungen, Berichtspflichten
  7. Arbeitszeit, Arbeitsruhe, Feiertage
  8. Urlaub
  9. Bestehendes Dienstverhältnis
  10. Entsendungsaufwände
    • Transport-/Übersiedelungskosten
    • Unterkunft
    • Dienstwagen
    • Heimreisen

  11. Mitreise von Familienangehörigen
    • Etwaige Kostenübernahme - zB Einreise- und Aufenthaltsbewilligungen, Flüge, Sprachkurse, Kindergarten und Schule, etc.

  12. Kündigung, vorzeitige Beendigung
  13. Versteuerung
  14. Sozialversicherung
  15. Unfallversicherung
  16. Anwendbares Recht
  17. Bedingungen für die Rückführung nach Österreich

Auch wenn die meisten HR-Experten viel Erfahrung mit Vereinbarungen besitzen, sollten Sie Entsendungsverträge oder zumindest etwaige Formulierungen und Ausführungen rechtlich durch einen Juristen prüfen lassen, um nachträgliche Diskussionen zu vermeiden.

 

 

Einreise-,Visa- und Aufenthaltsbestimmungen

 

Die strikte Einhaltung von Einreise-/Visa- sowie Aufenthalts-und Arbeitsbewilligungen ist ein absolutes MUST. Mitarbeiter mit einem Touristenvisum vorauszuschicken, um Zeit zu sparen, wäre ein fataler und auch kostspieliger Fehler, die mit hohen finanziellen Strafen, Beschäftigungsverbote, Einreisesperren und/oder strenge Kontrollbeaufsichtigungen durch Behörden einhergehen.

Der bürokratische Prozess hinsichtlich Bewilligungen ist meist mit längere Fristen verbunden. Daher empfiehlt es sich für die Einreichung der erforderlichen Dokumente und Abwicklung ausreichend Zeit einzuplanen.

 

TIPP: Für USA-Entsendungen wird in den meisten Fällen ein sogenannter Immigration Attorney beauftragt, der auf die Einreise von Expats spezialisiert ist. Die Investition lohnt sich!

 

 

Steuern

 

Die Abklärung der Steuerpflicht ist höchst komplex. Die Zusammenarbeit mit Steuerberatungen ist daher unerlässlich, da sie bei Entsendungen die notwendige Expertise mitbringen.

Allgemein muss abgeklärt werden, ob mit dem Entsendungsland ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) vorliegt.

 

Alle DBA sehen bei kurzfristigen Entsendungen die Anwendung der sogenannten Monteurklausel vor. Das Besteuerungsrecht bleibt in diesen Fällen in Österreich.

 

Die Monteurklausel kommt zur Anwendung, wenn: 

  • die Entsendung nicht länger als 183 Tage im Kalenderjahr dauert
  • die Vergütungen nicht vom Beschäftigerbetrieb im Entsendungsland gezahlt werden
  • die Vergütungen nicht von einer Niederlassung des Dienstgebers im Entsendungsland gezahlt werden

 

Kommt die Monteurklausel NICHT zur Anwendung, gibt es zwei Möglichkeiten:

 

Besteht ein Doppelbesteuerungsabkommen mit Anrechnungsmethode (z.B. Italien, Großbritannien, Irland, Schweden, Kanada, USA und Japan) muss man sowohl im Entsendungsland wie auch in Österreich Steuern zahlen. Die im Ausland gezahlte Steuer ist auf die inländische Steuerpflicht anzurechnen.

 

Bei einem Doppelbesteuerungsabkommen mit Befreiungsmethode hat das Entsendungsland das Steuerrecht, dafür sind diese Einkommen in Österreich von der Steuerpflicht befreit.

 

 

Interkulturelle Trainings

 

Viele Länder weisen kulturelle Unterschiede hinsichtlich Wertanschauungen, Sitten und Traditionen auf. Die kulturelle Vorbereitung auf das Entsendungsland ist dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor, um die Integration von Mitarbeitern bestmöglich zu gestalten.

Interkulturelle Trainings bereiten hierbei nicht nur auf die wesentlichen Besonderheiten einer anderen Kultur vor, sondern zeigen auch die gegenwärtigen gesellschaftlichen, wirtschaftlichen und politischen Entwicklungen auf.

Je umfassender und vielseitiger das Vorwissen vermittelt wird, desto besser kann man sich auf das Entsendungsland einstellen. Dies fördert nicht nur eine beruflich erfolgreiche, länderübergreifende Zusammenarbeit, sondern auch die persönliche Entwicklung von Mitarbeitern.

 

 

Reintegration und Repatriation

 

Bei den meisten Entsendungen wird oft darauf vergessen, die Rückkehr eines Mitarbeiters zu planen. Dies sollte in der Regel schon VOR der Entsendung vorbereitet werden. Etwaige Rückkehroptionen sollten im Vorhinein abgestimmt werden und im Entsendungsvertrag schriftlich festgelegt werden.

 

Für viele Expat bedeutet die Auslandsentsendung der „next step“ im Rahmen ihrer persönlichen Karriereentwicklung. Verständlicherweise möchten die meisten Mitarbeiter ihre Auslandserfahrung nach ihrer Rückkehr dazu nutzen, um etwaige Beförderungen voranzutreiben.

 

Hierbei ist von voreiligen Beförderungszusagen im Entsendungsvertrag, die man eventuell nicht halten kann, abzusehen. Stattdessen sollte man in der Vorbereitungsphase die Wiedereingliederung ins Unternehmen gemeinsam mit dem Mitarbeiter besprechen. Es gilt dabei, die Möglichkeiten nach der Entsendung aufzuzeigen und wie man die Auslandserfahrung für eine adäquate Position nach der Rückkehr miteinbeziehen möchte.

 

Hier gibts noch weiterführende und hilfreiche Informationen - www.entsendung.at

 

 



PERDINO

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